È noto quanto sia difficile la gestione e l’organizzazione del personale all’interno di un’azienda, grande o piccola che sia. Le motivazioni sono da ricercarsi nell’evoluzione che la figura del dipendente ha all’interno di una organizzazione. Non più mero strumento per raggiungere i fini produttivi, bensì essere umano che, come tale, necessita di attenzioni che non siano solo di tipo economico, ma che vadano a soddisfare una serie di bisogni psicofisici per poter dare il massimo nel proprio lavoro.
Inoltre, in seguito alla pandemia la concezione stessa del lavoro ha subito un determinante e drastico cambiamento, primo tra tutti l’introduzione dello smart working, che ha obbligato le aziende a rivedere il proprio livello di digitalizzazione. In questo contesto si inseriscono nuovi strumenti e software tecnologici volti a migliorare l’efficienza all’interno delle organizzazioni e a traghettarle verso il futuro.
Potenziare l’organizzazione aziendale
Tutto parte del settore delle Risorse Umane. È da qui che discendono le decisioni ed i piani per sviluppare il benessere lavorativo e l’organizzazione del personale. Di rilevante importanza dotare tale settore di tutti gli strumenti necessari per operare in maniera dinamica e produttiva. Tali scopi hanno reso necessaria, da parte delle aziende, l’adozione di un gestionale risorse umane per adempiere alle molteplici funzioni interne al reparto e migliorarne l‘organizzazione.
Un software per la gestione delle risorse umane permette di automatizzare tutte le prassi di routine e le attività ripetitive che fino a qualche hanno fa oberavano per ore e ore i responsabili HR. Un risparmio di tempo che elimina anche la possibilità di commettere errori, creando malessere e dissapori. Il fine ultimo è quindi di velocizzare tutti i processi ciclici come buste paga o pianificazione delle ferie e dedicare più tempo ad ogni singolo dipendente.
Digitalizzare il reparto Risorse Umane
Le prassi che possono facilmente essere digitalizzate sono molteplici ed il loro utilizzo dipende molto dal tipo di azienda e dal numero dei dipendenti. Ci sono però funzioni specifiche dei gestionali risorse umane comuni ad ogni genere di organizzazione e che prescindono da determinate caratteristiche.
Tra queste vi è l’archiviazione della documentazione aziendale. Oltre ad abbattere lo spreco di carta, permette di archiviare e tenere a portata di mano buste paga, contratti, comunicazioni ufficiali e tant’altro. Attraverso il software è possibile selezionare i file da rendere privati o visibili ai singoli dipendenti, come nel caso dei documenti inerenti alle retribuzioni, e quali presentare pubblicamente.
Altra componente davvero utile riguarda la rilevazione delle presenze per registrare le ore di lavoro dei dipendenti, i giorni di malattia e di ferie, i permessi retribuiti e non, congedi parentali e quant’altro. Con dati alla mano, per il reparto Risorse Umane sarà più facile elaborare i turni di lavoro e creare report per analizzare il livello di assenteismo o i periodi dell’anno in cui il lavoro si fa più intenso.
Infine, molto utile anche il software specifico per le attività di recruiting che permette di creare offerte di lavoro, filtrare e selezionare i curriculum migliori e realizzare piani di onboarding per l’inserimento delle nuove risorse in azienda.
Come scegliere il gestionale risorse umane
Come accennato, indubbiamente la dimensione aziendale ed il settore di mercato condizionano la scelta del software. Altri punti sui quali soffermarsi sono il livello di digitalizzazione dei propri dipendenti così come la propensione al cambiamento.
Infine, è bene tenere in considerazione il fatto che spesso l’accesso a tali software avviene attraverso i telefoni cellulari. Dunque, è necessario assicurarsi che il gestionale sia mobile friendly per garantire una navigazione positiva da parte dell’utente.