Nell’era del digitale l’utilizzo delle nuove tecnologie e la modalità di lavoro telematica – entrambi processi che hanno subito una brusca accelerazione con l’arrivo del Covid-19 – non rappresentano più solo un’opportunità, bensì una necessità. Il carico di lavoro, che se risulta così da un lato più veloce e semplice da smaltire, diviene però dall’altro, tra e-mail, documenti, messaggi e promemoria automatici, di difficile gestione, sia che si tratti di liberi professionistiche di piccole/medie imprese.
In questo contesto risulta quindi fondamentale la presenza di un supporto nell’amministrazione di tutte queste pratiche, ovvero di un servizio di segreteria, imprescindibile per ottimizzare l’efficienza della propria attività. Tuttavia, al giorno d’oggi, o per motivi economici o per motivi logistici – come, ad esempio, la mancanza di un ufficio – assumere una persona che sia fisicamente presente in azienda non sempre è possibile. Qual è quindi la soluzione?
Se l’attività lavorativa è diventata, in particolare nell’ultimo anno, sempre più smart e telematica, quella di segreteria non è da meno. È questo il caso di Segreteria Remota: il servizio a distanza per la gestione delle chiamate, e non solo, offerto dall’azienda Gap di Trieste, rivolto ai lavoratori autonomi e alle piccole e medie imprese.
Ciò che viene offerto è un servizio di ordinaria segreteria, a un costo contenuto e svolto da persone reali e formate, con alcuni vantaggi: dalla gestione delle chiamate Inbound (in entrata) e la presa degli appuntamenti (tramite l’utilizzo dell’agenda di Google Calendar), alla gestione delle chiamate Outbound (in uscita), come nel caso di sollecito fatture o di spostamento degli appuntamenti; con una copertura oraria estesa – con un’operatività che va dal lunedì al sabato dalle ore 9 alle ore 21 e reperibilità anche nei giorni festivi – e la possibilità di gestire più referenti contemporaneamente e allo stesso costo.
Ad essere garantita è inoltre l’assoluta tutela dei dati e delle informazioni personali, in quanto l’azienda Gap è munita di certificazione ISO:27001 (Sistema di Gestione della Sicurezza delle informazioni) ed è inoltre conforme al GDPR (General Data Protection Regulation, il regolamento dell’Unione Europea in materia di trattamento dei dati personali e di Privacy).
A seconda delle esigenze di chi richiede il servizio, Segreteria Remota offre la possibilità di scegliere tra diversi pacchetti pensati ad hoc per far fronte ai diversi bisogni del cliente:
• Pacchetto “Ready Go!”(22 euro al mese): si tratta del pacchetto base con contratto semestrale e con copertura dal lunedì al sabato dalle ore 9.00 alle ore 21.00. È indicato nello specifico per chi gestisce una start-up o una piccola impresa ed ha quindi un flusso di chiamate limitato. Oltre alla gestione delle mail e delle telefonate in entrata ed in uscita (con un costo di chiamata pari a 0,78 Euro al minuto), con presa di appuntamenti tramite Google Calendar, è previsto anche un messaggio di benvenuto standard, una presentazione personalizzabile, la possibilità di fornire ai clienti – laddove lo richiedano – i dati societari dell’azienda, il trasferimento a tre interni, una lista VIP (cioè la possibilità di definire una regola di smistamento chiamate), e la gestione dell’agenda fino a tre persone (senza alcun costo aggiuntivo).
• Pacchetto “Grow Up!”(90 euro al mese): si tratta di un pacchetto più esteso con contratto bimestrale e con una copertura che va dal lunedì alla domenica dalle ore 9.00 alle ore 21.00 (quindi con reperibilità anche nei giorni festivi), particolarmente indicato per chi gestisce una media impresa o ha comunque un flusso di chiamate maggiore. I vantaggi offerti da questo pacchetto sono molteplici: oltre alla gestione delle mail e delle chiamate in entrata e in uscita (con un costo minore, pari a 0,58 euro al minuto) sempre con presa degli appuntamenti tramite Google Calendar e smaltimento delle chiamate in orari prestabiliti, è previsto anche un messaggio di benvenuto personalizzabile, così come la gestione della chiamata e la presentazione. Oltre ai dati societari è inoltre possibile far fornire al cliente ulteriori informazioni riguardanti l’azienda tramite cinque FAQ, ovvero cinque domande, anche tecniche, a cui le segretarie incaricate daranno risposta (ad esempio il listino prezzi o gli orari dei negozi); è poi previsto il trasferimento a più interni, una lista VIP e la condivisione dell’agenda fino a sette interni.
• Pacchetto “Test it!”: nel caso in cui si desideri prima testare il servizio, vi è la possibilità di ottenere un pacchetto di prova con il quale sarà possibile verificare la qualità del servizio senza tuttavia incorrere nei vincoli di recessione dal contratto la miglior soluzione per provare il servizio, canone gratuito. Il conversato (in entrata ed in uscita) è di 0,88 euro al minuto, e comprende la gestione delle chiamate (con presentazione personalizzata della segretaria), mail con raccolta dati delle telefonate gestite, il trasferimento a tre interni e la gestione dell’agenda di una persona (senza alcun costo aggiuntivo). La copertura è dal lunedì al sabato, dalle 9 alle 21.
L’attivazione del servizio – che non prevede né scatti alla risposta né minuti anticipati – avviene in tempi molto rapidi: dalla compilazione dei moduli richiesti e dopo aver concordato con il reparto operativo la personalizzazione del servizio, questo verrà attivato nell’arco di 3 giorni lavorativi.
Segreteria Remota è un servizio eseguito esclusivamente dall’Italia, offerto da Gap s.r.l., azienda con sede a Trieste certificata ISO:9001 per la qualità del servizio, ISO:18295-1per qualità e requisiti di servizio per centri di contatto e come già anticipato ISO:27001 per il trattamento dei dati personali. Per informazioni è possibile contattare il numero 040-0648888 o, tramite WhatsApp, il 391-3049418.